Boîte à outils pour cliniques dentaires

Guide d'accueil structuré pour l'arrivée d'un nouveau dentiste : préparation pré-arrivée, agenda du premier jour, présentation de l'équipe, accès aux systèmes et suivi des premières semaines.

Identifiez les surcharges avant qu'elles deviennent des problèmes. Questionnaire individuel et tableau de bord gestionnaire pour visualiser les déséquilibres et prioriser les ajustements.

Formulaire d'autorisation de prise et publication de photos d'employés. Usages autorisés, durée et révocabilité (conforme à la Loi 25 du Québec).

Formulaire d'avertissement disciplinaire simplifié. Motif, description des faits, attentes correctives et signature de l'employé (document confidentiel au dossier).

Avis disciplinaire en 4 niveaux (verbal, 1er écrit, 2e écrit, final). 8 motifs prédéfinis, description des faits, attentes et conséquences (document RH confidentiel).

Mesurez l'engagement de votre équipe avant que le roulement ne frappe. Grille d'évaluation par critères, score par employé, tableau gestionnaire et recommandations d'action.

Formulaire anonyme interactif pour recueillir les idées et suggestions de votre équipe. Catégorisation des suggestions et suivi des réponses du gestionnaire.

Calculez le coût total de votre équipe incluant salaires bruts, avantages sociaux et masse salariale complète. Par employé, par mois et par année. Résultats instantanés.

Calculez rapidement le taux d'absentéisme de chaque employé et de votre équipe. Interprétation automatique (sain / à surveiller / préoccupant) et identification des situations critiques.

Calculez votre taux de roulement et identifiez si votre situation est saine, à surveiller ou préoccupante. Interprétation automatique avec recommandations incluses. 

Planifiez vos gestes de reconnaissance pour toute l'année. Anniversaires d'emploi, fêtes, objectifs atteints et suggestions de gestes adaptés à chaque situation.

Calendrier d'équipe interactif pour suivre les anniversaires de chaque employé. Vue mensuelle, personnalisable et imprimable. Renforce la cohésion d'équipe toute l'année.

Checklist exhaustive de vérification diligente pour l'achat d'une clinique dentaire: aspects financiers, RH, équipements, contrats, conformité réglementaire et plan de transition.

Toutes les étapes d'une fin d'emploi complète et professionnelle : remise des équipements et accès, récupération des documents, entretien de départ et obligations légales.

Checklist complète de préparation à la vente : organisation des dossiers financiers et RH, évaluation des actifs, préparation de l'équipe et plan de transition complet pour l'acheteur.

Checklist d'intégration en 4 phases : avant l'arrivée, Jour 1, Semaine 1, Mois 1 et bilan de probation. Responsable et date pour chaque tâche, rien n'est oublié.  

Code de conduite complet pour clinique dentaire. Standards professionnels, confidentialité, réseaux sociaux, tenue vestimentaire et procédure de signalement documentés. 

Tableau de bord qui compile les résultats du sondage de consolidation : scores par dimension, forces et enjeux identifiés, pistes d'action prioritaires. Utiliser avec le questionnaire employé.

Questionnaire structuré couvrant la communication, la collaboration, la charge de travail, la reconnaissance et les suggestions d'amélioration. Anonyme ou nominatif selon votre choix.

Contrat de travail complet et personnalisable pour clinique dentaire : poste, conditions, rémunération, avantages, période de probation et conditions de fin d'emploi. Conforme à la LNT du Québec.

Descriptions de postes complètes et personnalisables pour secrétaire, assistante, hygiéniste, aide à la stérilisation, coordinatrice de plan de traitement et gestionnaire.

Guide de référence remis au nouvel employé dès son arrivée. Personnes ressources, accès à configurer, politiques à signer et formations obligatoires. Tout ce dont il a besoin pour démarrer du bon pied. 

Formulaire de fin d'emploi complet. Motif, remise du matériel, accès révoqués, droits finaux et attestation d'emploi (conforme à la LNT du Québec). 

Engagement de confidentialité professionnel à signer dès l'embauche: protection des renseignements patients, confidentialité commerciale, utilisation des technologies. Conforme à la Loi 25.

Tout ce qu'il vous faut pour les évaluations annuelles de performance. Critères pondérés, scores automatiques, recommandation salariale et rapport imprimable pour toute l'équipe.

Formulaire d'évaluation mi-annuelle de l'employé. Compétences évaluées, points forts, axes d'amélioration, objectifs du prochain semestre et plan de développement professionnel.

Feuille de route de facturation pour hygiéniste dentaire. Actes réalisés, codification, temps par patient et suivi de la production journalière.

Fiche d'information complète pour chaque employé. Coordonnées, personne d'urgence, conditions d'emploi, avantages sociaux et certifications. Document maître du dossier RH. 

Demande de congé simple et rapide. Type de congé, dates demandées, solde restant et approbation du gestionnaire. Tout en un seul formulaire imprimable. 

Formulaire de bilan de fin de probation. Évaluation de la période d'essai, décision (confirmé, prolongé ou fin d'emploi), objectifs futurs et signatures des deux parties. 

Formulaire d'embauche complet pour clinique dentaire. Informations personnelles, coordonnées bancaires, déclarations fiscales TD1 et MR-19, coordonnées d'urgence et certifications. 

Formulaires d'entrevue structurés pour secrétaire, assistante et hygiéniste : questions comportementales et situationnelles, grille de cotation. Entrevue téléphonique et présentielle.

Formulaire de plainte interne pour les employés. Harcèlement, conflit, discrimination ou conditions de travail (traitement confidentiel par la direction). 

Formulaire de plainte patient structuré avec 8 catégories. Section de suivi réservée à la direction avec délai de réponse de 10 jours. Document confidentiel. 

Ordre du jour structuré, sections par point, décisions et responsabilités assignées, suivi des actions de la réunion précédente et liste de présence. Réunions efficaces en 30 minutes.

Collection complète de gabarits : offre d'emploi, confirmation, convocation disciplinaire, avertissement, modification de conditions, fin de probation et cessation d'emploi.

Tableau de suivi de l'ancienneté et des vacances par employé, avec calcul automatique des droits selon les normes du travail, suivi des reconnaissances et historique des approbations.

Clarifiez qui fait quoi, qui décide quoi. Grille personnalisable couvrant les principaux processus : accueil, facturation, stérilisation, gestion des stocks, RH et coordination.

Guide complet personnalisable : présentation de la clinique, politiques internes, conditions de travail, procédures d'urgence, code de conduite, technologies et contacts importants.

Guides d'intégration spécifiques pour secrétaire, assistante, hygiéniste et coordinatrice: tâches des premières heures, accès aux systèmes, personnes-ressources et objectifs 1 sem / 1 mois / 3 mois.

Lettre d'offre d'emploi complète pour clinique dentaire. Poste, salaire, horaire, avantages sociaux, soins dentaires et période de probation, déjà prête à signer.

 Répertoire numérique interactif pour centraliser tous les contacts de votre clinique dentaire. Appel et courriel en un clic, recherche instantanée, export Excel et impression inclus.  

Tableau de planification des salles vs employés : visualisation des blocs, identification des plages sous-utilisées, taux d'occupation et recommandations. Maximisez chaque heure de production.

Outil de consultation structurée pour tout changement clinique : présentation du contexte, questions guidées pour recueillir les opinions, espace de suggestions et synthèse pour le gestionnaire.

PDI complet : évaluation des forces, compétences à développer, objectifs SMART, ressources de formation, échéancier et suivi trimestriel. Retenez vos employés en investissant dans leur croissance.

Politique de prévention du harcèlement conforme à la LNT et LSST du Québec. Définitions, signalement et procédure d'enquête. Obligation légale de tout employeur.

Politique absences et retards à faire signer à l'embauche. Préavis requis, congés personnels, absences injustifiées et conséquences (conforme à la LNT du Québec).

Calculateur de productivité par fauteuil : saisie production, calcul des indicateurs, comparaison entre fauteuils, identification des écarts et pistes d'optimisation.

Programme complet : types de reconnaissance formelle et informelle, calendrier, budget suggéré, idées de gestes personnalisés et indicateurs de succès. Fidélisez votre équipe.

Quiz de 20 questions pour évaluer objectivement les connaissances de vos candidats. Terminologie dentaire, facturation, assurances, rendez-vous et service client. Grille de correction incluse.

Registre complet : fiche par produit, suivi des quantités, alertes de réapprovisionnement, historique des commandes et calcul des coûts mensuels. Ne manquez plus de rien.

Registre des accidents et incidents de travail conforme à la LATMP. Tableau de suivi interactif avec ajout de lignes dynamique et déclaration CNESST documentée.

Registre interactif de suivi des plaintes patients. Tableau de bord avec statistiques automatiques (reçues, en traitement, résolues). Lignes ajoutables dynamiquement.

Sondage de 15 questions couvrant la satisfaction, le climat d'équipe, le leadership, la charge de travail et les suggestions d'amélioration. Grille d'analyse des résultats incluse.

Sondage express de 5 questions sur le moral, la charge de travail, la communication et le sentiment de soutien. Résultats instantanés et grille d'interprétation rapide.

Outil de suivi structuré : liste des compétences à acquérir par poste, niveau de maîtrise évalué, date de validation, notes du superviseur et plan de soutien si nécessaire.

Tableau de suivi des candidatures par poste : fiche par candidat, statut du dossier, dates des entrevues, notes d'évaluation, comparaison entre candidats et décision documentée.

Plus de 15 indicateurs clés : production journalière et mensuelle, taux de collecte, taux d'occupation des fauteuils, taux d'absentéisme, roulement du personnel, satisfaction patient et comparatif annuel.

Responsabilités de gestionnaire organisées par fréquence: tâches quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles et annuelles. Personnalisable avec espace de notes et suivi de progression.

Formulaire structuré pour la vérification des références avant embauche. Questions sur la performance, l'assiduité, le travail d'équipe et la recommandation de réembauche.

Autorisation de transfert de dossier dentaire conforme à la Loi 25 du Québec. Désigne la clinique destinataire et les pièces autorisées au transfert. 

Avis de confidentialité conforme à la Loi 25 du Québec. Droits des patients sur leurs données, responsable désigné et procédure de plainte à la CAI.

Suivez vos encaissements au jour le jour et faites votre conciliation bancaire mensuelle en même temps. Détection automatique des écarts. C'est un outil interactif complet.

Formulaire de cessation de traitement. Soins interrompus documentés, recommandations finales et décharge de responsabilité clinique signée par le patient. 

Tâches par zone (réception, salles, stérilisation, pharmacie), responsable assigné, cases à cocher et signature de validation. Démarrez et terminez chaque journée sans rien oublier.

Formulaire de consentement financier conforme RCSD et ODQ : plan de traitement, estimation des coûts, part assurance et part patient, options de paiement, signature et date.

Lettre de référencement interactive. Remplissez les champs et la lettre professionnelle se génère en temps réel. 6 spécialités disponibles, imprimable en 1 clic.

Entente financière spécifique à l'orthodontie. Durée du traitement, paiements mensuels, politique d'ajustements et conditions en cas d'interruption. 

Entente financière complète pour tous traitements. Tableau de traitements, 4 options de paiement, calendrier de versements automatique et conditions générales inclus. 

Plan de traitement interactif par niveaux de priorité. Tableau de traitements, estimés financiers, parts d'assurance et options de paiement intégrés et lignes ajoutables.

Registre de petite caisse complet : entrées et sorties par date et catégorie, calcul automatique du solde, réconciliation mensuelle et rapport de fin de période. Transparence totale.

Guide complet de facturation RAMQ : services couverts et exclusions, codes de facturation courants, critères d'admissibilité, délais de soumission, vérification et gestion des refus.

Lexique contenant plus de 150 termes dentaires classés par catégorie : anatomie, traitements, instruments, matériaux, acronymes et codes de facturation. Format imprimable et consultable en ligne.

Outil de gestion de liste d'attente : fiche par patient avec coordonnées, disponibilités, traitement en attente et priorité. Filtrage rapide pour remplir vos trous d'horaire en quelques minutes.

Formulaire de mise à jour annuelle du dossier patient. Coordonnées, assurance, nouveaux médicaments et conditions médicales, incluant badge dynamique avec l'année en cours.

Politique d'annulation à faire signer à l'inscription. Préavis 48-72h, frais par durée de rendez-vous personnalisables et conséquences des no-shows répétés.

Séquence de confirmation par type de soin, délai optimal de contact, scripts téléphoniques et textos, procédure de non-réponse et documentation. Réduisez vos no-shows de 30 à 50%.

Outil de suivi des comptes à recevoir. Créances patients et assurances, relances chronologiques et taux de recouvrement calculé. Optimisez votre rentrée d'argent.

Procédure minute par minute après un no-show, scripts d'appel, documentation, liste de rappel de patients en attente et suivi des récurrents. Réagissez vite, perdez moins.

Grille d'évaluation téléphonique, niveaux de priorité, procédure d'intégration à l'horaire et instructions pour les cas différés. Gérez chaque appel d'urgence avec professionnalisme.

Protocole retard hygiène par niveau : 0-5 min, 5-15 min et 15+ min. Scripts pour l'accueil, décisions d'ajustement du soin, communication au dentiste et documentation.

Questionnaire médical complet pour nouveaux patients. Historique de santé, médicaments, allergies, assurance, habitudes buccodentaires et dépistage de l'apnée du sommeil inclus.

Simulateur interactif de balancement de fin de journée. Scénarios réalistes avec différents modes de paiement, calcul automatique, identification des erreurs et explications. Idéal pour la formation.

Sondage de satisfaction patient couvrant l'accueil, l'attente, la qualité des soins, la communication de l'équipe et la probabilité de recommandation. Résultats compilables pour cibler les améliorations.

Registre de suivi des prothèses conforme RCSD : fiche par patient, description du travail, laboratoire, dates de départ et retour prévues, vérifications à la livraison et signature de réception.

Les codes et tarifs ACDQ les plus fréquents organisés par catégorie : examens, radiographies, préventions, restaurations, endodontie, chirurgie et prothèses. Consultation en secondes.

Checklist post-rendez-vous : facturation et paiement, prochain rendez-vous, mise à jour du dossier, suivi des traitements en cours, transmission de documents et rappels à planifier.

Consentement pour lambeau parodontal, gingivectomie et greffes gingivales. Risques, récession, zone donneuse et maintenance post-chirurgicale documentés. 

Consentement éclairé pour couronnes et ponts fixes. Types de matériaux, 9 risques documentés (descellement, fracture, nécrose) et durabilité estimée (conforme à l'ODQ). 

Formulaire de consentement éclairé prêt à utiliser pour les extractions de dents de sagesse. Risques, alternatives et signatures inclus (conforme aux exigences de l'ODQ). 

Consentement éclairé pour les facettes en porcelaine ou composite. Insiste sur le caractère irréversible de la taille d'émail et documente les attentes esthétiques. 

Consentement éclairé pour les greffes osseuses. Types de matériaux, risques chirurgicaux, durée de cicatrisation et contre-indications médicales documentés.

Formulaire de consentement éclairé complet pour la pose d'implants dentaires. Couvre toutes les phases du traitement, les risques et les contre-indications médicales. 

Consentement éclairé pour le traitement Invisalign. Durée, compliance (22h/jour), risques, alternatives orthodontiques et phase de rétention couverts.  

Formulaire de déclaration des médicaments et conditions médicales. Interactions, anticoagulants, bisphosphonates, allergies et conditions systémiques documentés.

Consentement parental conforme au Code civil du Québec. Autorisation des soins pour enfants, garde partagée et contact d'urgence documentés. 

Consentement pour prothèse complète ou partielle. Période d'adaptation, résorption osseuse, limitations de la rétention mandibulaire et entretien à long terme documentés. 

Consentement pour sédation au protoxyde d'azote (N₂O) et sédation orale. Contre-indications, accompagnateur obligatoire et risques documentés. 

Consentement éclairé pour les traitements de canal. Anatomie complexe, risques d'échec, alternatives et limites pronostiques documentés (conforme aux exigences de l'ODQ).  

Instructions pour la phase de rétention post-Invisalign. Port des contentions, entretien, risques de récidive et calendrier de suivi à long terme.

Formulaire de refus éclairé de radiographies dentaires. Patient informé des risques diagnostiques. Décharge de responsabilité clinique documentée et signée.

Instructions pour le retrait d'un fil de rétention lingual. Durée de la procédure, sensibilité attendue et consignes d'hygiène post-retrait. 

Consignes post-opératoires pour les greffes osseuses. Restrictions d'activité, alimentation, soins du site greffé et signes d'infection à surveiller. 

Consignes post-opératoires pour la phase chirurgicale des implants. Cicatrisation, hygiène de l'implant, alimentation et maintenance à long terme couverts. 

Instructions post-blanchiment en clinique. Diète blanche 48h, sensibilité attendue, entretien à long terme et inclut tableau des aliments permis et interdits. 

Instructions pour patients portant une couronne temporaire. Alimentation à éviter, soie dentaire adaptée, gestion du descellement et quand appeler la clinique.

Instructions pour extractions chirurgicales complexes (dents incluses, extractions multiples). Consignes détaillées pour la première semaine, sutures et signaux d'alarme. 

Instructions post-extraction simple à remettre au patient. Saignement, alimentation, hygiène et quand appeler la clinique. Tout en un document imprimable. 

Instructions d'adaptation et d'entretien pour nouvelle prothèse. Alimentation progressive, brossage dédié, trempage nocturne et quand revenir en clinique.

Recommandations pour le blanchiment à domicile avec gouttières. Port, gel, sensibilité et entretien des gouttières expliqués. instructions personnalisables par patient. 

Consignes après surfaçage radiculaire (nettoyage en profondeur). Sensibilité, alimentation et importance de la maintenance parodontale expliquées simplement. 

Système d'alerte d'inventaire : liste des produits avec seuil configurable, alerte visuelle quand le stock est bas, génération automatique de la liste de commande et historique de consommation.

Charte parodontale numérique rapide et précise. Saisie des mesures par dent et par site, codification couleur, indication des récessions et furcations, et impression du rapport.

Checklist complète de nettoyage et décontamination. Sections distinctes entre chaque patient et fin de journée. Personnalisable par salle de traitement.

Gabarits pour les principales situations cliniques : consultation initiale, traitement courant, urgence, refus de traitement, conversation difficile et incident. Conformes aux exigences ODQ.

Protocole de blanchiment dentaire pour la clinique. Étapes de préparation, application du gel, temps d'exposition et suivi post-traitement standardisés. 

Protocole d'urgence médicale pour cabinet dentaire. 6 scénarios complets, rôles définis par poste, checklist du kit d'urgence. Conçu pour être affiché en salle de traitement.

Registre de stérilisation pour autoclave de type B (intégré). Suivi des cycles, test Bowie-Dick hebdomadaire et indicateurs biologiques mensuels (conforme ONPQ Réf. 3.3.5). 

Registre de stérilisation pour autoclave non intégré. Suivi des cycles, indicateurs chimiques et entretien documentés (conforme ONPQ Réf. 3.3.6). 

Registre SIMDUT complet conforme aux nouvelles normes 2024 : inventaire de tous les produits dangereux, fiches de données de sécurité (FDS), procédures d'utilisation sécuritaire, formations et urgences.